Wie Sie mit dem elektronischen Bankbuchen Medienbrüche in der Fibu vermeiden
Die monatliche Finanzbuchführung stellt unbestritten einen elementaren Anteil der Tätigkeit einer Steuerberaterkanzlei dar. Da es sich hierbei jedoch um eine klassische Routinearbeit handelt, ist die Fibu mit einigen Fehlerquellen behaftet. Vor allem Medienbrüche beeinflussen die Qualität erheblich. Doch was genau ist eigentlich ein Medienbruch und wie kann man ihn verhindern?
Eine ausführliche Definition liefert Wikipedia:
„Ein Medienbruch entsteht, wenn innerhalb eines Informationsbeschaffungs- oder Verarbeitungsprozesses Informationen manuell erfasst (abgetippt) werden müssen. Die Informationen suchende (oder verarbeitende) Person wird dadurch gezwungen, im Verlauf des Prozesses Daten manuell/mehrfach zu erfassen, was Zeit beansprucht und (Tipp-)Fehler produziert. Man geht davon aus, dass durch einen Medienbruch in der Informationskette der Beschaffungs- oder Verarbeitungsprozess für Daten, Information und Inhalte verlangsamt und i. d. R. auch in seiner Qualität gemindert wird“
Wikipedia
Die Ursache der Medienbrüche liegt im manuellen Erfassen bzw. Abtippen von Daten, die bereits elektronisch vorhanden sind. Die Lösung liegt also in der Bereitstellung dieser Daten und der anschließenden Weiterverarbeitung beim Steuerberater.
Elektronisches Bankbuchen – eine Chance, die kaum genutzt wird
Bei dem elektronischen Bankbuchen stellt das jeweilige Bankinstitut, mit der Einverständniserklärung des Mandanten, die Kontoumsätze elektronisch zur Verfügung. Die Angestellten der Kanzlei können dann die Umsätze archivieren, prüfen und buchen. Ein Medienbruch entsteht hierbei nicht mehr. Doch neben der Beseitigung der Fehlerquelle liegt der wesentliche Vorteil in der enormen Zeitersparnis auf Seiten der Kanzlei.
Obwohl das elektronische Bankbuchen schon viele Jahre etabliert ist und mit vielen Vorteilen punkten kann, nutzen es nur wenige Kanzleien. Oft kommt es nur bei größeren Mandaten zum Einsatz. Dabei entfalten sich die Vorteile erst, wenn das elektronische Bankbuchen flächendeckend eingesetzt wird.
Die Vorteile des elektronischen Bankbuchens
Das elektronische Bankbuchen ist in der Regel komfortabel einzurichten und leicht in der Handhabung. Inzwischen gibt es, neben dem teilweise kostenintensiven Bereitstellen der Bankbewegungen seitens der Bank, kostengünstige bis hin zu kostenfreien Möglichkeiten des Datenaustauschs. DATEV® Unternehmen online bietet eine vollumfängliche Lösung. Die Software holt die Kontoumsätze elektronisch ab, archiviert diese für 13 Jahre und liefert qualifizierte Buchungsvorschläge. Die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung können die Daten dann selbstständig verwalten und buchen. Daraus ergibt sich ein wesentlich effizienterer und qualitativer Arbeitsprozess.
Die Vorteile des Bankbuchens mit DATEV® Unternehmen online erstrecken sich in folgende Geschäftsvorfälle der Finanzbuchhaltung:
Ausgangsrechnungen:
Ausgangsrechnungen werden heutzutage meistens mithilfe einer Faktura-Software erstellt, wodurch bereits alle relevanten Informationen elektronisch vorhanden sind. Zur Weiterverarbeitung benötigt man lediglich eine Schnittstelle für das automatische Verbuchen dieser Rg‘s. Idealerweise haben diverse Software-Hersteller bereits eine DATEV®-Schnittstelle, die oft nicht genutzt wird.
Eingangsrechnungen:
Die Verarbeitung der Eingangsrechnung hängt mit der geleisteten Vorarbeit des Mandanten zusammen. Dieser sollte die Belege beispielsweise in einer Warenwirtschaft digitalisieren und verschlagworten. Dadurch besteht die Möglichkeit, die Daten über eine Schnittstelle in die DATEV®-Software zu übertragen. Doch auch ohne die Vorarbeit des Mandanten lassen sich die Eingangsrechnungen effizienter verarbeiten. Es empfiehlt sich, die Belege zu scannen und durch eine Texterkennung (OCR) nutzbar zu machen. Die OCR erkennt zahlungsrelevante Daten und generiert daraus Zahlungsvorschläge für den Mandanten. Darüber hinaus erkennt die OCR ebenfalls buchungsrelevante Daten und generiert daraus Buchungsvorschläge für die Fibu. Auch hier gibt es die Möglichkeit, mit Lerndateien zu arbeiten.
Kasse:
Sofern es sich nicht um eine reine Ausgabenkasse handelt, sondern um Bareinnahmen, gelten erhöhte Anforderungen an die Kassenführung und Kassenarchivierung. Dies gilt insbesondere, wenn die Bareinnahmen 10 % der Gesamteinnahmen überschreiten. Es besteht eine gesetzliche Pflicht, elektronische Kassen einzusetzen, die jede Ein- und Ausgabe erfasst. Auch hier gibt es diverse Schnittstellen, die es zu nutzen gilt. Das auch hier eine Lerndatei eingesetzt werden kann, liegt auf der Hand.K
Gestalten Sie den kanzleiseitigen Fibu-Prozess effizienter und sparen Sie so Zeit und Kosten. Ganz nebenbei erhöht sich auch die Qualität Ihrer Arbeit, denn Tippfehler durch das manuelle Erfassen gehören nun der Vergangenheit an. Nutzen auch Sie die Potenziale des elektronischen Bankbuchens. Gerne beraten wir Sie näher dazu.
Im nächsten Blog gehen wir auf die Optimierung der Prozesse bei Ihren Mandanten ein.