Die Papierarchivierung aller erstellten und gesammelten Daten eines Mandates ist ein langjährig bewährtes Organisationssystem der Steuerkanzleien – so meinen zumindest leider noch viele Steuerberater. Selbstreflektierende Kanzleien erkennen jedoch, dass dieses veraltete und eingeschlafene System einer dringenden Optimierung bedarf. Der IT-Dienstleiter DATEV® hat dies ebenfalls erkannt und zusammen mit Fachexperten eine clevere Software-Lösung entwickelt: DATEV® DMS.
Das kann DATEV® DMS
DATEV® DMS bildet den zentralen Dreh- und Angelpunkt der Kanzlei. Denn hier werden alle relevanten Dokumente und Daten ab sofort gespeichert, abgelegt und archiviert. Doch das Dokumentenmanagement-System kann noch viel mehr:
Integration von Outlook
Um die Dokumente in die Software einzupflegen, müssen diese über einen Scanner digitalisiert werden. Viele Dokumente sind jedoch bereits in digitaler Form vorhanden. Sämtliche Daten, welche die Mitarbeiter der Steuerkanzlei per Mail empfangen oder verschicken, können direkt in das Dokumentenmanagement-System eingepflegt werden. Dazu dient eine Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagement- und E-Mail Programm Outlook. Somit lassen sich auch aus DATEV® DMS unkompliziert E-Mails verschicken oder die Dokumente in PDF-Dateien umwandeln.
Integration weiterer DATEV®- und sämtlicher Office-Programme
Neben Outlook kann DATEV® DMS auch Schnittstellen zu den weiteren Office-Programmen schaffen. So lassen sich beispielsweise Word-Dokumente direkt bei DMS ablegen. Selbstverständlich ist das Dokumentenmanagement-System kompatibel mit allen weiteren DATEV®-Programmen. Kanzleien, die bereits EO comfort, Lohn und Gehalt oder LODAS nutzen, können das Dokumentenmanagement-System bequem integrieren.
Zusatzinformationen auf einen Blick
Neben den eigentlichen Daten sind Zusatzinformationen von wesentlichem Wert. Dazu können die Dokumente mit Notizen, Markierungen, Pfeilen und Stempeln versehen werden. Greift nun ein Mitarbeiter auf das Dokument zu, erhält er auf einen Blick alle relevanten Daten. Damit weitere Informationen, wie etwa Telefon- und Gesprächsnotizen nicht verloren gehen, bietet die Software auch hierfür die passende Lösung. Durch wenige Klicks können zusätzliche Informationen hinterlegt und abgerufen werden. Dies dient vor allem als Grundlage zur Auskunftsfähigkeit.
Revisionssichere Archivierung
In vielen Kanzleien fehlt eine exakte Übersicht der Bearbeitungsschritte. So kommt es schnell zu doppelten Arbeitsschritten oder langen Durchlaufzeiten bei der Suche nach dem aktuellen Schritt. Vor allem die Nachvollziehbarkeit leidet und es kommt zu Fehlern in der Abrechnung. Das Dokumentenmanagement-System von DATEV® erfasst chronologisch jeden Bearbeitungsschritt und kann diesen dem entsprechenden Mitarbeiter zuordnen. Durch die neugewonnene Transparenz profitieren Kanzleileiter und Angestellte gleichermaßen.
Schnellsuche durch OCR – Volltexterkennung
Das Suchsystem von DATEV® durchsucht den gesamten Datenstamm in nur wenigen Sekunden nach vorgegebenen Schlüsselbegriffen. Dabei kann das System nicht nur auf Office-Dokumente zugreifen. Eine integrierte OCR-Software (Volltexterkennung) ermöglicht auch das Suchen in Bilddateien nach den vorgegebenen Schlüsselbegriffen. Diese werden dann in den entsprechenden Dokumenten farblich hervorgehoben.
Ihre Vorteile mit DATEV® DMS
Jederzeit abrufbereit
Die in dem System hinterlegten Daten und Dokumente können von allen berechtigten Mitarbeitern zu jeder Zeit und sogar gleichzeitig abgerufen werden.
Reduzierung von Suchzeiten
Eine digitalisierte und strukturierte Ablage ermöglicht einen sekundenschnellen Zugriff. Das OCR Suchsystem erlaubt zudem die Suche in Bilddokumenten.
Erhöhte Auskunftsfähigkeit
Durch die zentrale Archivierung aller relevanten Daten und Dokumente ist jeder berechtigte Mitarbeiter zu jeder Zeit voll auskunftsfähig.
Revisionssichere Archivierung
DATEV® DMS hält jeden einzelnen Bearbeitungsschritt genau fest. Dies bietet mehr Sicherheit und geringere Fehlerquellen.
Seminare zu DATEV® DMS
Wer eine praxisnahe Anleitung im Austausch mit Gleichgesinnten sucht, der kann sich zu unseren Seminaren anmelden. Dort lernen Sie das System genau kennen und wir zeigen Ihnen, wie Sie DMS optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und welche Arbeitsprozesse optimiert werden können. Da wir einen Termin für die Seminare erst bei entsprechender Nachfrage festlegen, können Sie sich schon jetzt unverbindlich für das kommende DATEV® DMS Seminar anmelden. Erst nachdem ein Termin und Ort gefunden wurde, benötigen wir Ihre verbindliche Zusage.
Jetzt Beratungsgespräch vereinbaren
Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch genauer zu den Funktionen und Vorteilen von DATEV® DMS. Kontaktieren Sie uns dafür über unser Kontaktformular und wir setzten uns schnellst möglich zwecks Terminvereinbarung mit Ihnen in Verbindung. Nutzen Sie bereits das Dokumentenmanagement-System, haben aber noch Schwierigkeiten oder es sind Probleme entstanden? Über das Kontaktformular können Sie sich auch mit Fragen und Problemen an uns wenden, wir werden Sie bestmöglich unterstützen und beraten.
