Tipps & Tricks für DATEV DMS – Vorgangsmappen, das i-Tüpfelchen der Digitalisierung mit DATEV DMS

Tipps & Tricks für DATEV DMS – Vorgangsmappen, das i-Tüpfelchen der Digitalisierung mit DATEV DMS

Obwohl schon viele Steuerkanzleien DATEV® DMS nutzen, schöpfen sie oft nicht das volle Potenzial aus. Dies zeigt sich beispielsweise in der Erstellung des Jahresabschlusses. Es beginnt ein wildes zusammensuchen aller relevanten Enddokumente. Fehlende oder noch nicht digital archivierte Dokumente werden nachträglich gescannt und zusammen mit den restlichen Dateien in einem unübersichtlichen Sammeldokument gespeichert. Dabei gibt es eine nützliche Funktion, die das DMS schon mitliefert: Vorgangsmappen.

DATEV® DMS – Mehrwert für Ihre Steuerkanzlei
DATEV® DMS – Mehrwert für Ihre Steuerkanzlei

Bei einer Vorgangsmappe handelt es sich um eine vorgegebene Ordnerstruktur im DMS. Man kann sich dies wie einen digitalen Schnellhefter vorstellen, in dem alle Dokumente geordnet an der richtigen Stelle abgeheftet werden. Innerhalb dieser Vorgangsmappen lassen sich die Dokumente bearbeiten sowie die Unterlagen für die leistungserstellenden Programme laufend verarbeiten. Wer lieber nach eigenen Strukturen arbeitet, kann eigene Vorgangsmappen erstellen und diese für sämtliche Mitarbeiter freigeben oder bestehende bearbeiten. Dabei können Sie die Ordner der Mappe beliebig entfernen oder neue hinzufügen.

Gleichheit für alle – mehr Struktur in Steuerkanzleien

Ein positiver Nebeneffekt: Da sich alle Mitarbeiter an den Vorgangsmappen orientieren, arbeiten sie alle nach den gleichen Strukturen. Dieser Vorteil macht sich vor allem in Krankheits- und Urlaubsfällen oder beim Wechsel des Sachbearbeiters bemerkbar. Die Vertretung weiß immer, wo sie die Daten findet und wie sie weiter zu bearbeiten sind. Dies erleichtert zudem die Arbeitskontrolle und minimiert Fehlerquellen.

Vorgangsmappen richtig nutzen

In unserem nächsten Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige Vorgangsmappen im Detail vor, um Ihnen einen tieferen Einblick zu verschaffen. Wir beraten Sie jedoch auch gerne bei Ihnen vor Ort, wie Sie die Mappen in Ihrer Kanzlei optimal nutzen.


Seminare zu DATEV® DMS

Datev Seminare - Condika - Digitalisierung für Steuerberater

Wer eine praxisnahe Anleitung im Austausch mit Gleichgesinnten sucht, der kann sich zu unseren Seminaren anmelden. Dort lernen Sie das System genau kennen und wir zeigen Ihnen, wie Sie DMS optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und welche Arbeitsprozesse optimiert werden können. Da wir einen Termin für die Seminare erst bei entsprechender Nachfrage festlegen, können Sie sich schon jetzt unverbindlich für das kommende DATEV® DMS Seminar anmelden. Erst nachdem ein Termin und Ort gefunden wurde, benötigen wir Ihre verbindliche Zusage.


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Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch genauer zu den Funktionen und Vorteilen von DATEV® DMS. Kontaktieren Sie uns dafür über unser Kontaktformular und wir setzten uns schnellst möglich zwecks Terminvereinbarung mit Ihnen in Verbindung. Nutzen Sie bereits das Dokumentenmanagement-System, haben aber noch Schwierigkeiten oder es sind Probleme entstanden? Über das Kontaktformular können Sie sich auch mit Fragen und Problemen an uns wenden, wir werden Sie bestmöglich unterstützen und beraten.

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