Tipps & Tricks für DATEV® DMS – so nutzen Sie Vorgangsmappen

Tipps & Tricks für DATEV® DMS – so nutzen Sie Vorgangsmappen

Obwohl viele Steuerkanzleien mit DATEV® DMS einen ersten Schritt in die Digitalisierung gewagt haben, nutzen Sie das System nicht vollständig. Das Programm bringt viele Funktionen mit, die den Arbeitsalltag erleichtern – so auch Vorgangsmappen. In unserem vorherigen Blogbeitrag zu den Vorgangsmappen haben wir Ihnen bereits erklärt, was das genau ist. Heute geben wir Ihnen einen tieferen Einblick und erklären die Vorteile anhand von konkreten Mappen.

DATEV® DMS – Mehrwert für Ihre Steuerkanzlei
DATEV® DMS – Mehrwert für Ihre Steuerkanzlei

Vorgangsmappe ESt und JA

Wer das ganze Jahr über die Vorgangsmappe ordentlich pflegt, der spart bei der Enddokumentation ordentlich Arbeit und Zeit. Legen Sie eingehende Dokumente des Mandanten direkt in der Vorgangsmappe ab. Ganz gleich ob Sie die Dateien zu diesem Zeitpunkt bearbeiten wollen oder nicht, sind diese dann bereits für die ESt oder die JA an der richtigen Stelle gespeichert. Dadurch müssen Sie keine Dokumente mehr in Papierform sammeln und schützen sich vor verloren gegangenen Daten. Dazu lassen sich die Dateien – unabhängig vom Dateiformat – ganz einfach aus der E-Mail per Drag & Drop an die richtige Stelle in der Vorgangsmappe ziehen und abheften. Beginnt die Bearbeitung können Sie die Belege aus der Vorgangsmappe heraus einsehen und verarbeiten.

Vorgangsmappe Lohn Stammdaten

Übernimmt Ihre Kanzlei die Lohn- und Gehaltsabrechnungen von großen Unternehmen, erfordert dies eine präzise Archivierung aller Dokumente. Schon ein falsch abgehefteter Beleg führt später zu Schwierigkeiten in der monatlichen Abrechnung. Daher sollten Sie alle Stammdaten in einer Vorgangsmappe strukturiert hinterlegen. Dazu zählen etwa der Arbeitsvertrag, betriebliche Altersvorsorge, Personalfragebogen, KFZ-Nutzung und vieles mehr. In wenigen Sekunden rufen Sie alle relevanten Daten ab und finden diese in einer geordneten Dateienstruktur wieder. Dies erleichtert vor allem die monatliche Lohnabrechnung, die wiederum einer eigenen Vorgangsmappe unterliegt.

Vorgangsmappe Lohn monatlich

DATEV® DMS liefert die Funktion Vorgangsmappen auch für die monatliche Lohnabrechnung. Wurde die Ordnerstruktur einmal von Ihnen sinnvoll angelegt, kann immer wieder darauf zurückgegriffen werden. Es folgt eine Zuordnung aller anfallenden Dokumente für die monatliche Lohnabrechnung. Dadurch lassen sich in jedem Monat alle Daten einfach abrufen und Bewegungsdaten nachvollziehen. Darunter fallen Krankmeldungen, Änderungen des Stundenlohns, Anpassungen durch Urlaubsgeld und weiteres. Durch die immer gleich bleibende Struktur und allen Daten in nur einer Mappe sind Sie bei Rückfragen des Mandanten direkt auskunftsfähig. Bei der Frage nach den berechneten Fehltagen greifen Sie direkt auf die Krankmeldungen zu und können Ihre Berechnung belegen – viel einfacher, als lange in einer Papierakte zu suchen. Hier bleibt weiterhin der Vorteil, dass sich die Vertretung schnell einarbeitet und ebenfalls direkt auskunftsfähig ist.

Vorgangsmappe Betriebsprüfung

Wer eine Betriebsprüfung begleitet nutzt die dazugehörige Vorgangsmappe und kann dort sämtliche Unterlagen hinterlegen. Dies beginnt schon bei der Honorarvereinbarung für die Begleitung der Prüfung und endet mit einer detaillierten Ausführung der Folgen für die kommenden Jahre. Außerdem stellen Sie dort alle Dokument der Prüfung vorab zusammen und dokumentieren während der Prüfung, welche Unterlagen durch den Prüfer angefordert wurden. Dadurch entsteht eine übersichtliche Struktur zu allen Vorgängen der Betriebsprüfung. In der Vorgangsmappe halten Sie selbst die Prüfungsanordnung, den Schriftverkehr sowie das Prüfungsergebnis genau fest. Durch die einfache Enddokumentation kommen Sie Ihrer Auskunftspflicht gegenüber Ihrem Mandanten nach.


Seminare zu DATEV® DMS

Datev Seminare - Condika - Digitalisierung für Steuerberater

Wer eine praxisnahe Anleitung im Austausch mit Gleichgesinnten sucht, der kann sich zu unseren Seminaren anmelden. Dort lernen Sie das System genau kennen und wir zeigen Ihnen, wie Sie DMS optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und welche Arbeitsprozesse optimiert werden können. Da wir einen Termin für die Seminare erst bei entsprechender Nachfrage festlegen, können Sie sich schon jetzt unverbindlich für das kommende DATEV® DMS Seminar anmelden. Erst nachdem ein Termin und Ort gefunden wurde, benötigen wir Ihre verbindliche Zusage.


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Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch genauer zu den Funktionen und Vorteilen von DATEV® DMS. Kontaktieren Sie uns dafür über unser Kontaktformular und wir setzten uns schnellst möglich zwecks Terminvereinbarung mit Ihnen in Verbindung. Nutzen Sie bereits das Dokumentenmanagement-System, haben aber noch Schwierigkeiten oder es sind Probleme entstanden? Über das Kontaktformular können Sie sich auch mit Fragen und Problemen an uns wenden, wir werden Sie bestmöglich unterstützen und beraten.

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