Posteingangsassistent (Teil 1) – so erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag
Der Kanzleialltag lebt von Ordnung und Struktur. Nur wer den genauen Stand aller laufenden Mandate und die jeweiligen Fristen kennt, kann seinen Arbeitstag strukturiert angehen und für zufriedene Mandanten sorgen. Doch gerade in großen Kanzleien mit vielen Mitarbeitern kommt es zu zeitraubenden Arbeitsschritten, angefangen bei der Zuordnung aller eingehenden Dokumente. DATEV liefert den idealen Partner, der Ihnen diese Arbeit erleichtert: den Posteingangsassistenten.
Das kann der clevere Assistent
Ganz allgemein gesprochen, analysiert der Posteingangsassistent das Dokument, füllt die Dokumenteneigenschaften automatisiert aus und bereitet so die anschließende Archivierung in DATEV DMS vor.
Die Arbeitsschritte des Posteingangsassistenten im Einzelnen:
Wie Sie bereits durch DATEV DMS gewohnt sind, verarbeitet das System eingescannte Dokumente im PDF- oder TIF-Format. Diese werden automatisch aus einem definierten Importverzeichnis in den Posteingangsassistenten importiert. Es beginnt die Analyse durch den Assistenten. Hier greift als erstes die OCR-Erkennung. Denn durch die Volltexterkennung erfasst das System den Mandanten und kennt gleichzeitig den zuständigen Bearbeiter. Dies funktioniert allerdings nur, wenn es sich um einen bekannten Mandanten handelt. Demnach muss der Mandant bereits in den Stammdaten angelegt sein. Weiter erfasst der Assistent das Dokumentendatum, Veranlagungsjahr und den Dokumententypen. Außerdem bestimmt er die Verschlagwortung zur Ablage. Bei Fristen behafteten Dokumenten erfolgt zusätzlich ein Vorschlag der Frist. All diese Daten hinterlegt der Posteingangsassistent automatisiert in den Dokumenteneigenschaften.
Was bleibt an Arbeit übrig?
Fertig bearbeitete Dokumente sollten überprüft werden. Obwohl der Posteingangsassistent sehr genau arbeitet, können dennoch immer mal wieder Fehler auftreten. Befindet sich beispielsweise das Dokumentendatum nur auf Seite 2, kann der Assistent das Datum nicht vorbelegen. Zur Prüfung der jeweiligen Daten reicht ein Klick in das vorbelegte Feld. Die Textstellen, die für das jeweilige Feld herangezogen wurden, werden dann farblich hinterlegt. Der Assistent macht allerdings auch auf Fehler oder Änderungen aufmerksam. Stimmen die hinterlegten Stammdaten des Mandanten nicht mit den Daten auf dem Dokument überein, bietet der Assistent die Änderung der Stammdaten an. So können Sie beispielsweise den Umzug eines Mandanten schnell und einfach in Ihren Stammdaten hinterlegen. Im Anschluss an die Überprüfung ist das Dokument für die weitere Bearbeitung in dem Posteingangsordner des jeweiligen Mitarbeiters abzulegen. Dieser erhält es dann samt passender Frist direkt auf seinem digitalen Schreibtisch. Nach erfolgreicher Übertragung wird das Dokument im Assistenten gelöscht, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
Voraussetzung für den Posteingangsassistenten ist die Verwendung von DATEV DMS. Gerne unterstützen wir Sie bei der Installation und Einrichtung des Assistenten. Nutzen Sie bereits DATEV Posteingangsassistent aber haben Schwierigkeiten? Wir zeigen Ihnen, wie Sie das System optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und den größten Nutzen daraus ziehen. In unserem nächsten Blogbeitrag gehen wir auf die einzelnen Einstellungen ein. Schauen Sie vorbei oder schreiben Sie einen Kommentar, wenn Sie noch offene Fragen haben.
Seminare zu DATEV® DMS
Wer eine praxisnahe Anleitung im Austausch mit Gleichgesinnten sucht, der kann sich zu unseren Seminaren anmelden. Dort lernen Sie das System genau kennen und wir zeigen Ihnen, wie Sie DMS optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und welche Arbeitsprozesse optimiert werden können. Da wir einen Termin für die Seminare erst bei entsprechender Nachfrage festlegen, können Sie sich schon jetzt unverbindlich für das kommende DATEV® DMS Seminar anmelden. Erst nachdem ein Termin und Ort gefunden wurde, benötigen wir Ihre verbindliche Zusage.
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