Posteingangsassistent (Teil 2) – die richtige Einstellung ist die halbe Miete

Posteingangsassistent (Teil 2) – die richtige Einstellung ist die halbe Miete

Der Posteingangsassistent macht mehr Probleme, als zu helfen – das haben wir schon öfter gehört. Schuld sind falsche Einstellungen oder eine fehlende Pflege des Systems. Wer den Posteingangsassistenten bestmöglich nutzen will, sollte immer mal wieder nachjustieren. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Datev DMS – Posteingangsassistent

Konfiguration der Dokumententypen

Der Posteingangsassistent erkennt verschiedene Dokumententypen und hinterlegt die passende Verschlagwortung in den Dokumenteneigenschaften. Darunter fallen:

  • Einkommensteuerbescheid
  • Körperschaftsteuerbescheid
  • Gewerbesteuerbescheid
  • Grunderwerbsteuerbescheid
  • Feststellung Grundbesitzwert
  • Umsatzsteuerbescheid
  • Kirchensteuerbescheid
  • Erbschaftssteuerbescheid
  • Schenkungsteuerbescheid
  • Bescheid Ges. Feststellung Schenkungsteuer
  • G+E-Bescheid
  • Bescheid gesonderte Feststellung von Besteuerungsgrundlagen
  • Bescheid Ges. Feststellung nach § 34a EStG
  • Mahnung vom Finanzamt
  • Umbuchungsmitteilung vom Finanzamt
  • Erinnerung zur Abgabe der Steuererklärung
  • Erinnerung zur Abgabe der Steueranmeldung
  • Vollmacht

Die Verschlagwortung des jeweiligen Dokumententypen wird von dem Posteingangsassistenten automatisiert bei der Installation festgelegt. Diese können allerdings selbstständig angepasst werden. Wählen Sie dazu im Dokumentenkorb von DATEV DMS den Menüpunkt Einstellungen aus. Unter der Kategorie Posteingangsassistent und der Registerkarte Verschlagwortungs-Knigge können Sie die Beschreibung des jeweiligen Dokumententypen anpassen.

Mandantenausschluss

Es kann vorkommen, dass der Posteingangsassistent nicht den korrekten Mandanten erkennt. Dann bietet sich die Möglichkeit an, den falschen Mandanten von der Erkennung auszuschließen. Dieser Fehler tritt vor allem dann auf, wenn Sie eine Empfangsvollmacht besitzen und die Bescheide vom Finanzamt direkt an die Kanzlei erhalten. Der Assistent erkennt dann den Mandanten jedoch mit der Kanzleiadresse, also den Kanzlei-Mandanten. Damit der Posteingangsassistent das Dokument richtig zuordnet, sollten Sie den Kanzlei-Mandanten ausschließen. Die dazugehörige Einstellung erfolgt in dem Dokumentenkorb von DATEV DMS. Unter Einstellungen finden Sie die Kategorie Posteingangsassistent. Hier wählen Sie die Registerkarte Mandanten aus. Klicken Sie auf Mandant hinzufügen und es öffnet sich ein neues Fenster. Hier wählen Sie bei der Dokumentenanalyse den Mandanten aus, der ausgeschlossen werden soll und bestätigen Sie die Auswahl. Diesen Schritt können Sie für alle auszuschließenden Mandanten wiederholen. Zuletzt bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok. 

Erkennung des Dokumentendatums

Bei der Erkennung des Dokumentendatums bezieht sich das System auf die vergangenen 8 Wochen. Soll ein älteres Dokument erfasst werden, leidet die Erkennungsqualität und es kommt häufiger zu Fehlern. Bei einzelnen Dokumenten können Sie manuell nachjustieren und das richtige Datum einpflegen. Erreicht Ihre Kanzlei allerdings häufiger ältere Dokumente, kann es sich durchaus lohnen, den Bezugszeitraum zu erhöhen. Gehen Sie hierzu in die Einstellungen des Dokumentenkorbs von DATEV DMS. Dort passen Sie den Bezugszeitraum beliebig an. 

Auftragszuordnung

Arbeiten Sie mit Eigenorganisation comfort, kann der Posteingangsassistent das Dokument einem Auftrag zuordnen. Dafür bezieht er sich auf die erkannten Daten, wie Mandant, Dokumententyp und Veranlagungsjahr. Doch bevor der Assistent das Dokument richtig zuordnen kann, müssen für den jeweiligen Dokumententypen Auftragsarten zugeteilt werden. Hierfür öffnen Sie wieder den Dokumentenkorb von DATEV DMS. Unter Einstellungen wählen Sie die Kategorie Posteingangsassistent. Diesmal klicken Sie auf die Registerkarte Aufträge. Nun ordnen Sie dem jeweiligen Dokumententypen die Auftragsarten zu. Über Hinzufügen können Sie mehrere Auftragsarten einem Dokumententypen zuordnen. Sind Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden, bestätigen Sie die Änderungen mit Ok. 

Sicherlich gibt es noch weitere Einstellungen, die die Arbeit des Posteingangsassistenten optimieren. Diese zeigen wir Ihnen gerne vor Ort in einem persönlichen Gespräch. Bei Fragen können Sie uns gerne auch über die Kommentarfunktion oder unser Kontaktformular kontaktieren. In unserem nächsten Blogbeitrag widmen wir uns ganz der Übernahme der Stammdaten zum Posteingangsassistenten.


Seminare zu DATEV® DMS

Datev Seminare - Condika - Digitalisierung für Steuerberater

Wer eine praxisnahe Anleitung im Austausch mit Gleichgesinnten sucht, der kann sich zu unseren Seminaren anmelden. Dort lernen Sie das System genau kennen und wir zeigen Ihnen, wie Sie DMS optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und welche Arbeitsprozesse optimiert werden können. Da wir einen Termin für die Seminare erst bei entsprechender Nachfrage festlegen, können Sie sich schon jetzt unverbindlich für das kommende DATEV® DMS Seminar anmelden. Erst nachdem ein Termin und Ort gefunden wurde, benötigen wir Ihre verbindliche Zusage.


Jetzt Beratungsgespräch vereinbaren

Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch genauer zu den Funktionen und Vorteilen von DATEV® DMS. Kontaktieren Sie uns dafür über unser Kontaktformular und wir setzten uns schnellst möglich zwecks Terminvereinbarung mit Ihnen in Verbindung. Nutzen Sie bereits das Dokumentenmanagement-System, haben aber noch Schwierigkeiten oder es sind Probleme entstanden? Über das Kontaktformular können Sie sich auch mit Fragen und Problemen an uns wenden, wir werden Sie bestmöglich unterstützen und beraten.

Leave a comment