Digitale Unterschrift – sicherer als die Tinte auf Papier?

Digitale Unterschrift – sicherer als die Tinte auf Papier?

Seit 2016 ist die eIDAS-Verordnung EU-weit gültig. Sie erlaubt eine digitale Unterschrift und schafft die rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür. Doch was ist die digitale Unterschrift eigentlich, was ist zu beachten und wie können Sie die Signatur in Ihrer Steuerkanzlei nutzen? Wir klären auf.

Was ist die digitale Unterschrift?

Eine qualifizierte digitale Unterschrift ist ein Zertifikat, welches die Integrität und die Authentizität eines digitalen Dokumentes bestätigt.

Integrität
Das Dokument wurde nachdem die digitale Unterschrift gesetzt wurde, nicht verändert.

Authentizität
Der Unterschreiber kann eindeutig durch einen Dritten zugeordnet werden.

Wann ist eine digitale Unterschrift sinnvoll?

Die Frage lässt sich einfach beantworten, nämlich immer. Zumindest macht sie immer Sinn, wenn eine Steuerkanzlei die Digitalisierung anstrebt oder sich bereits mitten in der digitalen Transformation befindet.

Diese Aussage bezieht sich allerdings nur auf Dokumentenarten, bei denen die digitale Unterschrift rechtskräftig anerkannt wird. Eine Ausnahme stellt die Ausgangsrechnung von einem Steuerberater zu seinem Mandanten dar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wir begleiten seit einiger Zeit eine Steuerkanzlei und haben schon erfolgreich einige Digitalisierungelemente in den Arbeitsalltag eingebunden. Allem voran war der bedeutenste Schritt die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems. Damit konnte die Kanzlei viele Arbeitsschritte digitalisieren, optimieren, Durchlaufzeiten minimieren und den Papierverbrauch reduzieren. Einziges Manko: Immer wieder kommt es zu einem Medienbruch.

Die handschriftliche Unterschrift stoppt die Digitalisierung

Während mittlerweile die meisten Arbeitsschritte digital erfolgen, muss immer an einem Punkt wieder die Papierform herhalten: bei der Unterschrift. Beispielsweise druckt ein Mitarbeiter den digital erstellten Jahresabschluss aus, damit der Steuerberater diesen unterschreiben kann und im Anschluss wird das Dokument wieder eingescannt und digital an den Mandanten versendet. Ein Ärgernis, denn dieser Medienbruch kostet Zeit und Geld.

Digital bleibt digital

Statt den Jahresabschluss auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, gibt es eine Alternative. Die digitale Unterschrift ermöglicht einen medienbruchfreien Ablauf und spart auch noch viel Zeit. Mit der richtigen Software setzen Sie nur mit wenigen Klicks eine rechtsgültige Unterschrift. Digitale Unterschrift ist jedoch nicht gleich digitale Unterschrift. Es gibt insgesamt drei verschiedene Signaturniveaus. Was das genau ist, erfahren Sie in unserem nächsten Blogbeitrag.

Wann können Steuerberater die digitale Signatur nutzen?

Durch die eIDAS-Verordnung von 2016 ist die qualifizierte digitale Signatur EU-weit rechtsgültig und hält vor Gericht stand. Doch einige Dokumente müssen noch per Hand unterschrieben werden. Dies gilt für alle Dokumente, die notariell beglaubigt werden müssen. Den Kaufvertrag einer Immobilie müssen Sie noch mit Tinte auf Papier unterzeichen.

Steuerberater haben es schwieriger

Einige Dokumente dürfen explizit von Steuerberatern nicht digital unterschrieben werden. So ist es in anderen Branchen mittlerweile üblich, die Rechnung digital zu unterschreiben. Steuerberater dürfen dies jedoch nicht. Denn die Rechnung hat per Gesetz ein Unterschriftserfordernis und Schriftformerfordernis. Sofern der Mandant einen schriftlichen Verzicht darauf abgibt, ist auch die digitale Unterschrift möglich. Auf der sicheren Seite sind Sie jedoch immer noch mit der handschriftlichen Unterschrift. Die Gremien von DStV und BStBK haben allerdings erkannt, dass dies dem Kanzleialltag im Weg steht. Daher sind sie sich einig, dass das Schriftformerfordernis für den Steuerberater ein Hemmnis ist. Es ist also davon auszugehen, dass sich in den nächsten Jahren die Gesetze zur Vergütungsverordnung für Steuerberater dahingehend vereinfachen werden.

Was kann trotzdem digital unterschrieben werden?

Die STBVV schließt zwar aktuell die digitale Unterschrift bei der Rechnung aus, aber in einer Steuerkanzlei finden sich noch viele andere Dokumente, die sich digital unterschreiben lassen. Darunter fallen unter anderem:

  • Verträge aller Arten
  • Jahresabschlüsse
  • NDAs
  • Urlaubsanträge
  • Angebote
  • AGBs
  • Bewilligungen
  • Mandantenaufträge
  • Arbeitnehmerrichtlinien
  • Und vieles mehr

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