Elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden

Die Umsetzung des Steuermodernisierungsgesetzes schreitet weiter voran – (fast) vollständig digitaler und medienbruchfreier Bearbeitungsprozess bei der Einkommensteuererklärung wird möglich

Die Finanzverwaltung bietet seit dem Veranlagungszeitraum 2019 die Möglichkeit, Einkommensteuer-Bescheide inkl. Vorauszahlungsbescheide elektronisch bekanntzugeben. Derzeit sieht das Verfahren der elektronischen Bescheidbekanntgabe nur Erstbescheide vor. Folgebescheide, Verlustfeststellungsbescheide und Bescheide zu anderen Steuerarten werden vorerst unverändert in Form von Papierbescheiden bekanntgegeben.

Die Finanzverwaltung plant eine bundesweite Freigabe des Verfahrens bis September 2020. Bislang nehmen folgende Bundesländer am Verfahren teil: Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Bremen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen.

Die elektronische Bescheidbekanntgabe kann mit der Erstellung der Einkommensteuer-Erklärung beantragt werden. Hierfür muss in der Einkommensteuererklärung im Erfassungsformular ESt 1 A oberhalb der Zeile 3 das Kontrollkästchen „Der Bescheid soll elektronisch bekanntgegeben werden (…).“ aktiviert sowie eine E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung der Finanzverwaltung über die Bereitstellung des Steuerbescheids hinterlegt werden. Außerdem muss in den Zeilen 31 bis 35 das Kontrollkästchen „Der Steuerbescheid soll folgendem Empfangsbevollmächtigten zugesandt werden.“ aktiviert werden; hier sind bei erhaltener Empfangsvollmacht die Daten der Kanzlei zu hinterlegen. Wenn aus technischen oder organisatorischen Gründen seitens der Finanzverwaltung eine elektronische Bereitstellung nicht möglich ist, wird automatisch der Papierbescheid an den angegebenen Empfangsbevollmächtigten zugestellt.

Sie erhalten mit Bescheiderstellung von der Finanzverwaltung eine Benachrichtigung an die mit der Einkommensteuer-Erklärung übermittelte E-Mail-Adresse über die Bereitstellung des Steuerbescheids. Der Einkommensteuerbescheid ist sofort nach Erhalt der Benachrichtigungs-E-Mail im PDF-Format abrufbar.

DATEV holt stündlich neue Bescheide bei der Finanzverwaltung ab und stellt die Bescheide in der Online-Anwendung DATEV Kommunikation Finanzverwaltung zum Abruf bereit. Dieser Weg bedeutet allerdings einige Klicks in der DATEV-Welt.

Die deutlich smartere Lösung ist der Abruf der neuen Bescheide mittels eines eigens zum Abruf eingerichteten Buttons im Dokumentenkorb. Von dort aus können die Bescheide direkt weiterverarbeitet werden. Mit dem Bescheid als PDF-Datei werden weitere Daten von der Finanzverwaltung bereitgestellt. Diese bezwecken bei Einsatz des Posteingangsassistenten eine Vorausfüllung der relevanten Daten zur Post- sowie Fristerfassung. Nach Überprüfung dieser Daten werden die Bescheide direkt Post, Fristen und Bescheide übergeben. Auch kann der Bescheid mittels Dokumentenkorb in DATEV DMS übergeben werden.

Die elektronische Bekanntgabe eines Bescheids ist rechtsverbindlich und ersetzt den Papierbescheid. Auf diese Weise bereitgestellte Bescheide gelten am dritten Tag nach Absendung der E-Mail über die Bereitstellung der Daten als bekannt gegeben.

Insofern stellt sich für Ihre Kanzlei die Herausforderung, den Datenabruf auch organisatorisch in die kanzleiinternen Prozesse einzubinden. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass elektronisch bekannt gegebene Steuerbescheide zeitnah und vollständig im Fristenkontrollbuch erfasst werden.

Gegebenenfalls ist die Einrichtung elektronischer Posteingangskörbe mittels einer eigens eingerichteten E-Mail-Adresse für den Empfang und die Verteilung der Benachrichtigungs-E-Mails sinnvoll. Darüber hinaus bietet sich eine Verknüpfung des (elektronischen) Fristenkontrollbuchs mit dem elektronischen Posteingangskorb an. Eine weitere Voraussetzung für den Abruf elektronisch bekanntgegebener Bescheide ist die Berechtigung Ihrer Mitarbeiter mit deren Zugangsmedien sowohl in der Rechteverwaltung als auch in der Rechteverwaltung online.

Möchten Sie noch mehr über die elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden erfahren?

Dann sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie bei der Einrichtung für Ihre Kanzlei und helfen Ihnen, die elektronische Bescheidbekanntgabe in Ihre kanzleiinternen Prozesse einzubinden!

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