Der Jahreswechsel mit DATEV Eigenorganisation comfort stellt nahezu jede Kanzlei gleichermaßen vor Herausforderungen. Wer erfüllt welche Aufgaben und was ist hierbei zu beachten? In welchen Programmen muss man wie aktiv werden? Wurde auch nichts vergessen?
Wir bieten Ihnen eine Schnellübersicht über die anfallenden Aufgaben.
Lassen Sie die nachfolgenden Schritte in jedem Falle von einem erfahrenen Anwender durchführen und stellen Sie sicher, dass die nötigen Zugriffsrechte für den Aufruf der einzelnen Programme vorhanden sind. Planen Sie für die durchzuführenden Jahreswechselarbeiten einen Arbeitstag.
Jede Software muss gepflegt werden
Spätestens zum Jahreswechsel sollten alle Aufträge bewertet werden, ob diese abrechenbar, erledigt oder zu löschen sind. Das große Aufräumen geht los!
Unsere Empfehlung: Versuchen Sie aus dem Jahreswechsel zu lernen und die richtigen Schlüsse zu ziehen – Sollten auch Sie am Jahresende über Aufträge stolpern, die noch nicht abgerechnet sind und nun tun Sie sich schwer diese abzurechnen, da der Leistungszeitpunkt bereits Monate zurückliegt, dann wird es Zeit ein monatliches oder vierteljährliches Controlling für diese Aufträge einzuführen – und zwar automatisiert!
Allgemeine Konfiguration
Generieren Sie zunächst den Niederlassungskalender für das Jahr 2021. Diesen finden Sie mithilfe der Programmsuche. Sie können den Niederlassungskalender auch automatisch generieren, sodass dieser Schritt für kommende Jahreswechsel entfallen kann. Öffnen Sie über die Programmsuche die „Konfiguration“, wählen Sie die Registerkarte „Kalender“ und klicken Sie „Generierung Kalenderjahr“ bei „automatische Generierung bei Programmstart“.
Sollte mit dem Jahreswechsel auch die Nummerierung der Auftragsnummer angepasst werden müssen, so erledigen Sie dies ebenfalls in der „Konfiguration“ unter der Registerkarte „KIS“.
Die Einstellung der Start-Rechnungsnummern erfolgt im Allgemeinen auf Unternehmensebene. Über die Unternehmensstrukturen ist die Niederlassung zu öffnen. Über den Button „Weitere Angaben“ wird die Registerkarte „Fakturierung“ ausgewählt. Hier werden die Start-Rechnungsnummer, die Start-Rechnungsnummer für die manuelle Fakturierung und die Start Rechnungsvorschlags-/Angebotsnummer hinterlegt. Das Kontrollkästchen Freigabe Rechnungsjahr sollte erst dann aktiviert werden, wenn auch in das neue Rechnungsjahr fakturiert werden soll, denn die Start-Rechnungsnummer kann nach dem Schreiben der ersten Rechnung für 2021 nicht mehr geändert werden! Erfolgt die Faktura je Niederlassung mit einem eigenen Nummernkreis, so sind die vorgenannten Schritte je Niederlassung zu wiederholen.
Mitarbeiter-Stammdaten
Setzen Sie zuerst ausgeschiedene Mitarbeiter inaktiv, indem Sie den Mitarbeiter öffnen, das Austrittsdatum pflegen und den Status inaktiv setzen. Im Anschluss überprüfen Sie bei den aktiven Mitarbeitern die hinterlegte Qualifikation und das Arbeitszeitmodell. Für Anpassungen geben Sie bei den bestehenden Datensätzen das Enddatum 31. Dezember 2020 ein und erstellen einen neuen Datensatz mit Startdatum 1. Januar 2021. Auch sollte der Urlaubsanspruch überprüft werden (Übernahme des Resturlaubs in das Folgejahr, erhöhter Urlaubsanspruch mit Betriebszugehörigkeit).
Haben Sie externe Verrechnungssätze über die Bestandspflege im Einsatz, so sollten Sie diese auch überprüfen und ggf. Anpassungen vornehmen. Im Anschluss ist eine Neu- bzw. Nachbewertung der einzelnen Mitarbeiter und/oder Qualifikationen über die Bestandpflege notwendig.
Die massenhafte Anlage der Verwaltungsaufträge erfolgt im Anschluss mithilfe des Filters „Aufträge“. Öffnet man diesen, erscheint eine Selektionsmaske. Hier nun einfach das Veranlagungsjahr 2020 festlegen den Haken „Nur interne Aufträge einblenden“ aktivieren, suchen, alle markieren und mit OK bestätigen. Im Anschluss werden die Verwaltungsaufträge der aktiven Mitarbeiter ausgewählt (STRG-Taste) und über die kontextbezogenen Links mit in die Bestandspflege genommen. Hier werden wieder alle Aufträge markiert und die Nachfolgeaufträge für 2021 via Rechtsklick „Nachfolger für Verwaltungsauftrag“ angelegt. Zu beachten ist, dass auf keinen Fall in den Nachfolgeauftragseinstellungen der Haken „Standardauftrag verwenden“ gesetzt sein darf, denn dann gehen die gesamten Namensbezeichnungen der Verwaltungsaufträge verloren! Wurde der Standardauftrag angepasst, so müssen die neu angelegten Verwaltungsaufträge im Anschluss über die Bestandspflege angepasst werden.
DIE Anlage von Nachfolgeaufträgen IM Massenverfahren
Bevor Sie mit der Anlage der Nachfolgeaufträge beginnen, sollten Sie ggf. notwendige Änderungen an den Standardaufträgen vornehmen. Dies können zum einen inhaltliche Änderungen – wie z. B. die Ergänzung von Aufwands- oder Vergütungspositionen – sein. Zum anderen sollte aber auch geprüft werden, ob bereits die neueste Version der StBVV in den Standardaufträgen hinterlegt wurde. Wenn nicht, kann man die Auftragsvorlagen massenhaft mithilfe der Bestandspflege aktualisieren. Dies betrifft sogleich die einzelnen Vergütungspositionen in den Aufträgen.
Als Kriterium für die massenhafte Anlage der Mandantenaufträge sollte mindestens die Auftragsartengruppe, ggf. sogar jede in DATEV Eigenorganisation comfort verwandte Auftragsart einzeln betrachtet werden. Am besten erstellt man eine neue Filter-Gruppe „Jahreswechsel“, in der ein neuer Vorgang (Filter) „Jahreswechsel“ ohne Auswahlkriterien angelegt wird. Über F7 öffnet sich nun die vorgenannte Selektionsmaske. Hier wählt man nun die entsprechenden Auftragsartengruppen oder Auftragsart sowie das Veranlagungsjahr aus. Wird das Wirtschaftsjahr genutzt, so kann man auch dieses auswählen. Der Haken „Erledigte Aufträge ausblenden“ sollte nicht gesetzt sein. Nun werden die gefilterten Aufträge durchgesehen und die Aufträge, die keinen Nachfolgeauftrag erhalten sollen (z. B. inaktive Mandanten) manuell aus der Liste entfernt (ggf. vorher manuell fakturieren und erledigt setzen). Die verbleibende Auswahl wird dann in die Bestandspflege übernommen und per Rechtsklick „Nachfolger für Mandantenauftrag“ werden die Nachfolgeaufträge angelegt. Die sich öffnende Einstellungsmaske findet nun besondere Beachtung. Wichtig ist auch hier, dass wenn in den Nachfolgeauftragseinstellungen der Haken „Standardauftrag verwenden“ gesetzt wird, die hinterlegten Honorarvereinbarungen bzw. individuell angelegten externen Verrechnungssätze verloren gehen. Wurde der Standardauftrag angepasst, so müssen die Nachfolgeaufträge über die Bestandspflege angepasst werden.
Unser Tipp:
Nutzen Sie Planzahlen, um eine Jahresplanung bereits im Januar durchführen zu können.
Darüber hinaus kann aber in einigen weiteren DATEV-Anwendungen Handlungsbedarf notwendig sein. Beispielsweise muss in der Anwendung „Steuer- und Beitragszahlungen“ (ehemals Vorauszahlungen) eine Fortschreibung der Steuer- und Beitragszahlungen aus dem Jahr 2020 in das Jahr 2021 erfolgen, sofern sich diese nicht verändert haben.
Sie benötigen Unterstützung bei der Durchführung des Jahreswechsels?
Kein Problem!
Gerne führen wir mit Ihnen gemeinsam den Jahreswechsel durch. Hierbei erarbeiten wir gemeinsam eine an Ihre Anforderungen angepasste Checkliste, die Sie für diese und auch die kommenden Jahreswechselarbeiten wappnet. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf!
