Erhalten Sie qualifizierte Rechnungskalkulationen durch die Zeiterfassung
Sie bieten Ihren Mandanten Leistungen an, die nach angefallenem Zeitaufwand zu fest vereinbarten Stundensätzen in Rechnung gestellt werden? Nach außen ist dies eine klare und einfache Vereinbarung mit Ihren Mandanten.
Aber wie können Sie diese Bepreisung nun auch intern in Ihren Aufträgen und Ihrer Rechnungsschreibung abbilden?
Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an einem nach Zeit abzurechnenden Auftrag. Durch die Zeiterfassung erhalten Sie aber auf der Vergütungsseite nur eine Position, in der die angefallenen Stunden aller Beteiligten aufaddiert dargestellt sind. Eine Berechnung erfolgt nicht.
Um nun eine Abrechnung mit unterschiedlichen Stundensätzen zu erstellen, müssen Sie händisch die entsprechende Vergütungsposition duplizieren und im Anschluss die angefallenen Zeiten mit den jeweiligen Verrechnungssätzen einzeln eintragen. Dies ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch sehr zeitintensiv.
Außerdem erfolgt – ohne manuellen Eingriff – keine Darstellung der eingesetzten Mitarbeiter auf Ihrer Rechnung.
Durch den Einsatz der automatischen Vergütung in Mandantenaufträgen werden korrespondierend zur – durch Sie oder Ihre Mitarbeiter – bebuchten Aufwandsposition automatisch Vergütungspositionen angelegt, die erfassten Zeiten übertragen und mit von Ihnen festgelegtem externen Verrechnungssätzen bewertet. Sie erhalten so automatisch qualifizierte Rechnungskalkulationen durch die Zeiterfassung.
Folgende Voraussetzungen müssen für den Einsatz der automatischen Vergütung geschaffen sein:
- In den zentralen Einstellungen der „Unternehmensstrukturen“ muss der Verkaufswert aktiviert werden.
- Im Programm „Bestandspflege“ erfolgt die Hinterlegung der externen Verrechnungssätze.
- Aktivieren Sie die automatische Mitarbeiterzeitvergütung (AMZ), indem Sie im Programm „Aufwandsstandardpositionen“ die Vergütungspositionen, für die automatisch Kalkulationen erfolgen sollen, den entsprechenden Aufwandspositionen zuordnen.
Außerdem können Sie zu den Aufwandspositionen der Aufwandsarten Material und Auslagen, je einen internen und einen externen Kostensatz speichern. Der externe Kostensatz wird in der Vergütungsposition als Preisschild angehängt. - Setzen Sie im Mandantenauftrag, in dem die AMZ zur Anwendung kommen sollen, in den Rechnungseinstellungen den Haken bei „Automatische Vergütung“. Die ausgewählte Ebene steuert, ob alle Buchungen auf eine Vergütungsposition oder auf mehrere Vergütungspositionen verteilt werden:
- Mitarbeiterebene: Eine Vergütungsposition pro Mitarbeiter unter Verwendung der an die Person geknüpften Verrechungssätze
- Qualifikationsebene: Eine Vergütungsposition pro Qualifikation, d. h. hier erfolgt eine Zusammenfassung mehrerer Mitarbeiter und eine Bewertung nach dem qualifikatonsspezifischen Verrechnungssatz
- Unternehmensebene: Eine Vergütungsposition, die alle Zeitbuchungen kumuliert darstellt und mit einem unternehmensweiten Verrechnungssatz kalkuliert
Werden jetzt auf einen solchen Auftrag Aufwände erfasst, wird automatisch die zugeordnete Rechnungsstandardposition als Vergütungsposition im Auftrag angelegt. Als Berechnungsgrundlage der Vergütungsposition gilt die Anzahl der gebuchten Stunden/Einheiten. Die Vergütungsposition wird daraufhin kalkuliert.
Weitere Zeitbuchungen werden automatisch in die bereits vorhandene Vergütungsposition addiert. Auch Reduzierungen der Zeitbuchungen werden in der Vergütung automatisch angepasst bzw. die zugehörige Vergütungsposition wird ganz aus dem Auftrag entfernt, sofern die gesamte Aufwandsbuchung gelöscht wird.
Die einzelnen Vergütungspositionen lassen sich auch gezielt mit Ausweis der Namen oder der Qualifikationen der eingesetzten Mitarbeiter auf der Rechnung darstellen. Hierfür ist eine Ergänzung der entsprechenden Platzhalter für die Abrechnung auf Mitarbeiter- oder Qualifikationsebene im Musterdokument vorzunehmen.
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