Nachdigal, DIVA und elektronischer Einspruch und Co. – Verzichten Sie auf die Papier-Kommunikation mit der Finanzverwaltung!
Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei schon digitale Lösungen wie beispielsweise die Portale zur Mandantenanbindung (DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern) oder die Softwarelösungen innerhalb der Kanzlei (DATEV DMS – Dokumentenmanagementsystem)?
Sofern Sie selbst noch nicht mit digitalen Mandantenakten bzw. -unterlagen arbeiten, ist dies durchaus unglücklich, denn hier gilt:
Um beispielsweise über Nachdigal (Nachreichung digitaler Anlagen) Belege digital bei der Finanzverwaltung einzureichen, benötigt man diese nun mal selbst auch digital. Wer nun erst bei Bedarf zum Scanner rennen muss, um bereits gemachte Kopien zu digitalisieren, hat definitiv keinen flüssigen Prozess.
Arbeiten Sie allerdings bereits über DATEV Meine Steuern oder strukturieren die Belege digital in Vorgangsmappen in DATEV DMS, der kann dann ganz einfach per Knopfdruck die gewünschten Belege an die Finanzverwaltung übermitteln.
Bei DIVA (digitaler Verwaltungsakt) verhält sich das ganz ähnlich. Über diese Funktion stellt die Finanzverwaltung bereits heute (auf Antrag) Einkommensteuerbescheide digital zur Verfügung. Die elektronische Bekanntgabe ist rechtsverbindlich und ersetzt den Papierbescheid komplett. Aber auch dafür benötigt man belastbare Prozesse. Es beginnt bei der Abholung, der Post- und Fristerfassung und geht dann in einen digitalen Prüfprozess über.
Aber wie und wo soll dieser stattfinden, wenn kein DMS im Einsatz ist? Außerdem benötigt der Sachbearbeiter einen elektronischen Hinweis, dass er nun einen DIVA-Bescheid zu prüfen hat. Man könnte diesen Bescheid zwar ausdrucken, aber dann sollte man wohl eher direkt beim Papierbescheid bleiben. Die Frage ist nur, wie lange geht das noch?
Den elektronischen Einspruch sowie Anpassungsantrag gibt es nun schon länger. In Kombination mit dem Elster-Bescheid (diese Bescheiddaten ersetzen noch nicht den Papierbescheid und wirken somit nur ergänzend) funktioniert der digitale Einspruch schon wirklich super. Man kann direkt aus dem Elster-Bescheid den Einspruch erstellen und alle mandantenbezogenen Daten sind automatisch vorausgefüllt. Nun fehlt nur noch eine Einspruchsbegründung und schon kann mit einer Berufsträger Smart-Card der Einspruch digital eingelegt werden. Zur Dokumentation wird der Einspruch in der Dokumentenablage oder im DMS abgelegt.
Außerdem gibt es noch die Funktion „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“. Sicherlich kennen Sie das auch: Sie haben nur eine ganz kleine Frage an einen Finanzbeamten, der ist aber partout nicht zu erreichen (z. B. telefonfreier Mittwoch). Mit der Herausgabe E-Mail-Adressen tun sich die Finanzbeamten bekanntlich auch schwer, daher ist diese Funktion die Lösung. Sie können einfach eine Nachricht zum jeweiligen Sachverhalt versenden und müssen sich nicht nach den Arbeitszeiten des Finanzbeamten richten. Kein Brief der generiert und versendet werden muss, sondern einfach nur eine kurze Nachricht. Dieses verschwindet auch nicht im persönlichen Outlook-Postfach, sondern ist für Vertreter einsehbar. Im Privatleben machen wir das inzwischen alle so. Warum also nicht auch in der Kanzlei?
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