DMS Vorgangsmappen vs. Meine Steuern, digitale Personalakte, Ablage zum Arbeitnehmer

In unseren Blog-Beiträgen vom 24.07.2019 und 28.08.2019 haben wir Ihnen die DMS-Vorgangsmappen und deren Vorteile präsentiert, sowie Anregungen zur Struktur ebendieser für den Lohnbereich und die Bearbeitung von Einkommensteuererklärungen gegeben. Inzwischen haben wir innerhalb der DATEV allerdings „Konkurrenzprodukte“. In folgendem Beitrag wollen wir auf die unterschiedlichen Module eingehen und Ihnen die, aus unserer Sicht, Vor- und Nachteile dieser Lösungen gegenüber den Vorgangsmappen aufzeigen.

Vorgangsmappe Einkommensteuer vs. DATEV Meine Steuern

Mit „DATEV Meine Steuern“ wurde ein Portal geschaffen, in dem Ihr Mandant aktiv unterjährig Einkommensteuerunterlagen hochladen kann. Es handelt sich hierbei um eine Cloud-Anwendung, ähnlich wie Unternehmen online. Ihr Mandant benötigt einen Smartlogin oder einen mIDentity zur Authentifizierung im Portal. Er hat die Möglichkeit die Belege zu scannen und dann in das Online-Portal per Drag & Drop zu verschieben oder per „Upload-Mobil“ die Belege zu fotografieren und dementsprechend hochzuladen.  Sofern es sich um ein bestehendes Unternehmen online Mandat handelt, kann er an der Stelle die Dokumente ebenfalls klassifizieren. Innerhalb von „DATEV Meine Steuern“ nimmt der Mandant eine grobe Zuordnung zu dem jeweiligen Sachverhalt vor. Er schiebt also beispielsweise die Lohnsteuerbescheinigung in den Bereich „Arbeitnehmer“:

Sollte sich der Mandant unsicher sein, zu welcher Kategorie das Dokument gehört, so kann er diese dem Bereich „unsortierte Dokumente“ zuordnen:

Die Zuordnung findet dann anschließend von Ihnen während der Bearbeitung der Einkommensteuererklärung statt.

Grundsätzlich verändert sich das Arbeiten im Einkommensteuer-Programm durch die Nutzung von „DATEV Meine Steuern“. Innerhalb des Programms entscheiden Sie an welcher Position der digitale Beleg verknüpft wird:

Nach erfolgreicher Zuordnung, können Sie den Beleg an der von Ihnen angegebenen Stelle aufrufen. Dies erkennen Sie an dem kleinen rosafarbenen Kästchen an der Erfassungszeile:

Sollte Ihr Mandant nicht mitspielen wollen, so können Sie das Modul dennoch nutzen, die Dokumente selber digitalisieren, ins Portal verschieben und anschließend in der ESt-Erklärung verknüpfen.

Durch diese Lösung entfällt auf Ihrer Seite das Sammeln und Überwachen der unterschiedlichen Eingangskanäle, über die Ihr Mandant Ihnen die notwendigen Belege zur Verfügung stellt (Mail, Post, Telefon). Im Gegensatz zur Vorgangsmappe ist es möglich, die Unterlagen direkt mit dem jeweiligen Erfassungsfeld zu verknüpfen.

Vorteile gegenüber der Vorgangsmappe:

  • Direkte Verknüpfung zwischen Beleg und Erfassungsfeld
  • Nur noch ein Eingangskanal
  • Mandant hat jederzeit Zugriff und kann Dokumente hochladen
  • Vorsortierung durch den Mandanten

Nachteile gegenüber der Vorgangsmappe:

  • Keine individuelle Struktur möglich

DMS Vorgangsmappe vs. Digitale Personalakte

Die „digitale Personalakte“ ist bereits seit längerer Zeit Bestandteil von Unternehmen online, wird meist aber noch etwas vernachlässigt. Wenn Ihr Mandant ohnehin schon Unternehmen online nutzt, so wird lediglich ein neuer Belegtyp hinzugefügt – „DATEV Lohn-Unterlagen“. Die Freigabe erfolgt über die Rechteverwaltung online. In diesen Trichter kippt er sämtliche abrechnungsrelevanten Dokumente der Mitarbeiter. Egal, ob es sich um Stammdaten, wie etwa Arbeitsverträge, betriebliche Altersvorsorge, Firmenwagennutzung etc. oder um die monatlichen Bewegungsdaten, wie z.B. Krankenscheine, Stundenzettel etc. handelt, alles landet erst einmal in diesem Belegtypen:

Handelt es sich um Neuanwender, die bislang noch keinen Unternehmen online Vertrag haben, so muss das Programm einmal bestellt werden.

Nachdem die Dokumente hochgeladen wurden, haben Sie als Kanzlei sofortigen Zugriff über Ihr Lohnprogramm. Sowohl in LODAS und Lohn und Gehalt haben Sie einen eigenen Reiter „digitale Personalakte“. Das Programm wird in einem gesonderten Fenster geöffnet. Dort nehmen Sie die Zuordnung des jeweiligen Dokuments vor. Sie müssen entscheiden, für welchen Mitarbeiter das Dokument gilt oder ob es sich um eines handelt, welches mandantenweit gültig ist, Zuordnung zur Kategorie, Abrechnungsmonat und ob das Dokument bei einer Prüfung mit auf der Lohn-Archiv DVD ausgegeben werden soll:

Anschließend können Sie die zugeordneten Dokumente, ähnlich wie bei Ihrer Papierakte, durchblättern.

Sobald die Zuordnung erfolgt ist, hat Ihr Mandant die Möglichkeit, diese Dokumente in der Suchmaske von Unternehmen online zu durchsuchen.

Vorteile gegenüber der Vorgangsmappe:

  • Mandant hat Zugriff auf die Dokumente
  • Revisionssicheres Archiv (aus Sicht des Mandanten)
  • Ausgabe der Dokumente bei SV- oder Steuerprüfung

Nachteile gegenüber der Vorgangsmappe:

  • Keine Individualisierung der Dokumentkategorien/Struktur möglich
  • Mandant kann die Dokumente erst Durchsuchen, wenn sie kanzleiseitig verschlagwortet wurden
  • Kein Status, welches Dokument bearbeitet wurde und welches noch offen ist

DMS Vorgangsmappe vs. Ablage zum Arbeitnehmer

Innerhalb der DMS ist es mittlerweile möglich, die Dokumente direkt zum Arbeitnehmer abzulegen. In der Erfassungsmaske ist das Feld „Arbeitnehmer“ hinzugekommen:

Sie können zusätzlich angeben für welchen Monat und welches Jahr das Dokument relevant ist. Dies macht das anschließende Sortieren bzw. Gruppieren einfacher. Im Gegensatz zur digitalen Personalakte und der Vorgangsmappe hat das Dokument einen eigenen Status. Als Sachbearbeiter sieht man also sehr schnell, welche Unterlagen noch bearbeitet werden müssen.

Allerdings macht die direkte Ablage zum Arbeitnehmer es, unserer Meinung nach, notwendig, entweder die Ablagestruktur oder den Ablage-Knigge zu erweitern, da man im Standard schnell an seine Grenzen kommen wird beim Auffinden der Dokumente.

Vorteile gegenüber der Vorgangsmappe:

  • Dokument hat eigenen Status
  • Keine „doppelte“ Ablage notwendig (ins DMS und Verlinkung in die Vorgangsmappe)

Nachteile gegenüber der Vorgangsmappe:

  • Unnötige Erweiterung der Ablagestruktur oder des Ablage-Knigges
  • Ohne Anpassungen im System schwierig die Daten korrekt zuzuordnen
  • Bei größeren Mandanten mit vielen Mitarbeitern unstrukturiert
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