DATEV Belegfreigage online
Seit dem 22.02.2022 steht die Belegfreigabe als Zusatzmodul im Unternehmen online zur Verfügung. Mit Einführung des Tools entfällt mandantenseitig ein weiterer Schritt, der bislang manuell oder per Fremdsoftware erledigt werden musste.
Die Belegfreigabe ist, wie der Name schon suggeriert, ein weiteres Online-Portal, in dem der Mandant die Belege zur fachlichen Prüfung innerhalb seiner Organisation einem zuständigen Mitarbeiter zuordnen kann. In der ersten jetzigen Version funktioniert dies nur einstufig, das Dokument kann also nur einem Mitarbeiter zur Freigabe zugeteilt werden. Ende des Jahres soll es aber auch möglich sein, die Prüfung mehrstufig einzurichten, z.B. Mitarbeiter 1 fachliche Prüfung, Mitarbeiter 2 sachliche Prüfung, Mitarbeiter 3 nimmt Zahlung vor.
Mit der neuen Version hat sich sowohl die „Übersicht“ erweitert und als auch der Bereich der „Anwendungen“.
Zur Belegfreigabe gelangen Sie ganz einfach über den Menüpunkt „Anwendungen“ und anschließend „Belegfreigabe“. Außerdem finden Sie den Schnelleinstieg auf der Startseite über die drei neuen Reiter „Neue freizugebende Belege“, „Belege in Freigabe“ und „Belege in Klärung“.
Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit neue Belege hochzuladen und müssen nicht zurück in die Übersicht.
Das Modul selber ist ebenfalls in drei Kategorien aufgeteilt: Neu, in Freigabe, in Klärung.
Im Bereich Neu kann der entsprechende Beleg ausgewählt werden und über „Zuweisen“ zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden.
Wichtig: Voraussetzung für die Nutzung des Zusatzmoduls ist die Vergabe von Rechten. Sowohl in der Rechteverwaltung online als auch bei Anlage des Bestands muss die Belegfreigabe aktiviert werden. Hinzu kommt, dass es nun eine eigene Benutzerverwaltung für das Tool gibt. Zur Verwaltung der einzelnen Benutzer gelangen Sie über den Menüpunkt „Einstellungen“ und „Anwender verwalten“. Der Administrator kann für jeden Anwender individuell „die Zuweisung“, „das Freigeben“ und die „Löschung“ der Belege freischalten.
Die zugewiesenen Belege finden Sie dann unter der Kategorie „in Freigabe“. Erst wenn der Mitarbeiter den Beleg freigegeben hat, taucht der bearbeitete Beleg im Posteingang auf und kann wie gewohnt weiterbearbeitet werden.
Im Rahmen der Belegfreigabe können Sie in der rechten Spalte die Kostenstellen eintragen und auch eine Notiz hinterlegen.
Diese neue Funktion bietet mehr Transparenz im Unternehmen Online. Anhand des Belegprotokolls lässt sich der Weg der Dokumente einfach und übersichtlich nachvollziehen.
Hinweis: Die vorerfassten Daten wie die Kostenstelle und Notiz für die Buchführung werden stringent übernommen.
„In Klärung“ bedeutet, dass die Rechnung noch nicht bezahlt werden kann, weil diese z. B. falsch ausgestellt worden ist.
Hat der Mitarbeiter im Zuge des Prozesses den Beleg gelöscht, weil dieser beispielsweise doppelt hochgeladen wurde, dann steht dieser Beleg nicht mehr zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Kann dementsprechend also auch nicht bezahlt werden.
Die gelöschte Rechnung finden Sie dann im Papierkorb über die Belegfreigabe wieder.
Entscheiden Sie, welche Belege Sie in den Prüfunsprozess miteinbeziehen möchten. Deaktivieren Sie die Belegtypen, für die keine Freigabe notwendig ist.
Neben der Anwender- und Belegtypenverwaltung können Sie Anpassungen zu den E-Mail-Benachrichtigungen vornehmen.
Bei Aktivierung, erhalten Sie einmal täglich, um 7 Uhr eine Benachrichtigung, ob Belege zur Freigabe vorliegen oder Belege hochgeladen worden sind.
Haben Sie noch Fragen?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung oder bei sonstigen Fragen zur Digitalisierung mit DATEV.
