Alle Jahre wieder… Der Jahreswechsel mit DATEV Eigenorganisation comfort

Das Jahr nähert sich seinem Ende und bekanntlich beginnt hier (wieder) eine spannende Zeit in den Kanzleien.

Neben den Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, die noch erstellt werden, muss auch DATEV Eigenorganisation comfort für das kommende Jahr vorbereitet werden.

Dabei geht es darum, die internen Prozesse wie z. B. die Rechnungsschreibung oder die Zeiterfassung der Kanzlei für das nächste Jahr anzulegen.

Die folgenden Punkte sollten dabei zwingend erledigt werden:

  • Niederlassungskalender für das Folgejahr aktualisieren
  • Einstellung der Startrechnungsnummer
  • Anlage der Nachfolgeraufträge


NIEDERLASSUNGSKALENDER
    

Oft gar nicht wirklich bekannt, steuert der Niederlassungskalender in EO comfort die Zeiterfassung, denn mit diesem sind sowohl die individuellen Arbeitszeitmodelle der einzelnen Mitarbeiter als auch die Feiertage eines Jahres verknüpft. Aus diesem Grund muss der Niederlassungskalender für das kommende Jahr generiert und aktualisiert werden.

Den Niederlassungskalender finden Sie ganz einfach über die Programmsuche.


FESTLEGEN DER START-RECHNUNGSNUMMER
    

Zum Jahreswechsel sollte festgelegt werden, ob fortlaufend mit der Rechnungsnummer weitergearbeitet werden soll oder ob eine neue Start-Rechnungsnummer für das Rechnungsjahr 2023 hinterlegt werden muss, die dann fortlaufend die Rechnungen innerhalb des Jahres durchnummeriert.

Dabei wird die Start-Rechnungsnummer im Bereich der Unternehmensstrukturen in der jeweiligen Niederlassung des Unternehmens unter „Fakturierung“ eingestellt. Ggf. muss das neue Rechnungsjahr auch freigegeben werden.


ANLAGE DER NACHFOLGERAUFTRÄGE

    

Die wesentliche Arbeit beim Jahreswechsel entsteht durch die Anlage der Nachfolgeraufträge.

Anlage im Einzel-Klick-Verfahren

Hier übernimmt der Auftragsverantwortliche die Anlage der Nachfolgeraufträge und legt diese einzeln manuell an. Dafür wählt er in einer Filter-Ansicht den Auftrag aus und legt den Nachfolgerauftrag über das grüne Plus „Nachfolgerauftrag anlegen“ an.

Anlage im Massenverfahren

Alternativ können Nachfolgeraufträge auch massenhaft von geschulten Mitarbeitern über das Tool „Bestandspflege“ angelegt werden. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie im Hilfedokument 1002672 im Datev-Hilfe Center.

Aber welche Aufträge können überhaupt als Nachfolgerauftrag angelegt werden?

Grundsätzlich muss hierfür der Auftrag als Dauerauftrag geschlüsselt sein und dann sollte jeder Auftrag der planmäßig im nächsten Jahr wieder ausgeführt werden soll, einen Nachfolgerauftrag bekommen. Das betrifft in erster Linie die Bereiche Finanzbuchführung, Lohnbuchhaltung und Jahresabschluss/Steuererklärungen sowie laufende Steuerberatung.

Der Vorteil, wenn ein Nachfolgerauftrag frühzeitig im System angelegt wird, ist der, dass die im aktuell laufenden Jahr vorgenommen Anpassungen in z. B. der Honorarvereinbarung mit übernommen werden und fakturierten Beträge als Vorjahres-Werte im Nachfolgerauftrag angezeigt werden. Nur so sind Mehrjahresvergleiche möglich.

Sehen Sie Den Jahreswechsel als Chance!

Nutzen Sie den EO comfort Jahreswechsel , um zum einen die bestehenden Aufträge aufzuräumen und Altlasten auszumisten, aber auch um Prozesse, die ggf. noch nicht ganz rund laufen, zu optimieren. Nachfolgend ein paar Beispiele:

  • Automatisierte Abrechnungsvorschläge nach Zeit aufgrund der Leistungserfassung
  • Digitale Rechnungsfreigabe inkl. Massenversand der Rechnungen per E-Mail
  • Planungsmöglichkeiten richtig und sinnvoll nutzen
  • Bearbeitungsstände oder ProCheck als Ergänzung nutzen
  • Händische Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren
Gerne unterstützen wir Sie bei der Durchführung des Jahreswechsels oder sonstigen Fragestellungen rund um EO comfort. 

Außerdem optimieren wir bestehende Systeme hinsichtlich Automatisierung und geben Nachschulungen für einzelne oder alle Mitarbeiter der Kanzlei.

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