Dokumentenmanagement-System von DATEV

Mehr Ordnung mit mehr Sicherheit für Steuerberater und Ihre Mandanten

Geringe Auskunftsfähigkeit, lange Suchen und ein uneinheitliches Ablagesystem: Papiergebundene Prozesse haben ausgedient. Ein modernes Dokumentenmanagement-System sorgt für eine schnellere, medienbruchfreie und sichere Arbeit in Ihrer Kanzlei.

Maximale Entlastung für die Mitarbeiter

Das Dokumentenmanagement-System von DATEV ist darauf ausgerichtet, die Arbeit für Steuerberater und Steuerfachangestellte zu erleichtern und lästige Arbeitsschritte sogar ganz abzunehmen.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

DATEV DMS - Dokumentenmanagement-System - Condika
Clevere Organisation und Verwaltung der Dokumente

Schluss mit Datensilos: Jeder Mitarbeiter der Steuerkanzlei überführt alle Dokumente in das zentrale Ablage-System, dem DMS von DATEV. Das System legt das Dokument anschließend anhand der Daten des Dokumentes in der richtigen Akte ab.

Schnelle Auskunftsfähigkeit durch einen schnellen Zugriff

Das Dokumentenmanagement-System von DATEV verknüpft ein Dokument mit allen relevanten Informationen. Bearbeitungsstatus, zuständiger Mitarbeiter, Gesprächsnotizen und weitere Informationen sind jederzeit für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar, wodurch die Auskunftsfähigkeit auch für vertretende Mitarbeiter enorm steigt.

Automatisch erstellte Historie zur selbstregulierten Überprüfung

Alle Änderungen an einem Dokument protokolliert das DMS automatisch in einer Historie. Dadurch sind alle Änderungen für alle zugriffsberechtigten transparent nachvollziehbar. Gleichzeitig schaffen Sie so die Grundlagen für eine revisionssichere Archivierung.

Schnittstellen zu vielen Standardsystemen

Das Dokumentenmanagement-System von DATEV bietet eine Reihe an Schnittstellen zu vielen gängigen Systemen. So können Sie etwa direkt aus dem DMS eine E-Mail versenden oder eine Rechnung direkt ins Buchhaltungssystem übertragen.

Reduzierung der Suchzeiten

Bei der Überführung des Dokumentes in das DMS von DATEV erfolgt eine automatische und manuelle Klassifizierung und Verschlagwortung. Dadurch ist nicht nur der Dateiname, sondern auch Inhalt sowie Dokumenten-Typ, Mandanten-Daten und weiteres durchsuchbar. Zudem bietet das System eine eigene OCR-Texterkennung, welche Texte aus Bildern, etwa eingescannte Dokumente, erfassen und auslesen kann.

Geringere Fehleranfälligkeit

Häufig entstehen Fehler, weil es für bestimmte Prozesse keine richtigen Vorgaben gibt. Jeder Mitarbeiter arbeitet nach seinem eigenen Schema. Außerdem können schnell Arbeitsschritte vergessen werden. Daher arbeitet das DMS von DATEV mit Vorgangsmappen, die jedem Mitarbeiter einen festen Workflow vorgeben.

Revisionssichere Archivierung aller Dokumente

Die GoBD gibt strenge Vorschriften zur Archivierung von digitalen Dokumenten vor. Daher bietet das DMS von DATEV ein jederzeit abrufbares und revisionssicheres Archiv.

Nutzen Sie die Vorteile des DATEV®-DMS

Gerne beraten wir Sie zu den verschiedenen Funktionen und unterstützen bei der Einrichtung des Systems. Über unser Kontaktformular können Sie uns bei Fragen oder Interesse an einem Beratungsgespräch kontaktieren. Wir setzten uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung.

Die häufigsten Fragen zum DMS von DATEV

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und beschreibt eine Software zur Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von digitalen Dokumenten. Moderne DMS werden durch die Hersteller als Software as a Service bereitgestellt, sodass die Software als Webanwendung verwendet werden kann.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Dokumentenmanagement-Systemen. Die meisten haben jedoch eine unterschiedliche Spezialisierung. Etwa auf den Privatgebrauch für Konzerne oder spezifische Branchenlösungen. Das DMS von DATEV ist eigens für Steuer- und Wirtschaftsprüfungskanzleien entwickelt.

Ein Dokumentenmanagement-System bietet gegenüber papiergebundenen Prozesses enorme Vorteile. Diese liegen hauptsächlich in deutlich reduzierten Durchlaufzeiten bei gleichzeitig höherer Produktivität. Doch auch Mandanten profitieren von schnelleren Bearbeitungszeiten, weniger Fehlern und einer hohen Auskunftsfähigkeit.

Arbeitet die Steuerkanzlei bisher hauptsächlich analog, sollten Sie bei der Umstellung unbedingt einen Experten an Board holen. Durch die Erfahrung von Digitalisierungsberatern minimieren Sie den Planungs- und Durchführungsaufwand, können Stolperfallen vermeiden und das Einführungsprojekt besser budgetieren.