Beratung zur Digitalisierung

Gemeinsam entwickeln wir Ihre Digitalisierungsstrategie

Ihr Weg zum digitalen Steuerberater

Der Digitalisierungsdruck wächst stetig: Mandanten und Mitarbeiter fordern schnellere und einfachere Workflows. Der Steuerberater muss nicht mehr vor Ort sein und auch Sie wollen schnell mal etwas von unterwegs oder zuhause erledigen.
Im Digitalisierungscheck mit Condika erörtern Sie Ihren echten Bedarf und entwickeln gemeinsam eine individuelle Digitalisierungsstrategie für eine digitale Steuerkanzlei.

Der Digitalisierungcheck mit Condika

Allgemeine IST-Aufnahme

Ein erfahrener Digitalisierungberater nimmt Ihre bestehenden Prozesse auf und bewertet diese gemeinsam mit Ihnen. Wo liegen Fehlerquellen, welche Aufgaben empfinden Ihre Mitarbeiter als lästig, welche Prozesse sind zu langsam, was sind häufige Blocker?

Dieser Schritt ist besonders wichtig, weil erst die Aufnahme des Status quo bisherige Schwächen am einfachsten aufdeckt. Der Digitalisierungsbedarf wird dann deutlich klar.

  • Posteingang (Papier & Digital)
  • Erstellung, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten (Workflows)
  • Anbindung von Mandanten
  • Digitale Kommunikation (mit Mandanten & Institutionen)
  • Leistungserstellende Prozesse (wie z.B. Fibu-Lerndatei, Lohn-Vorerfassung)
  • Freigabeprozess
  • Rechtekonzept
  • Einhaltung der DSGVO
  • Einheitliche Arbeitsweise und Dokumentation
  • Rechnungsschreibung und Versand
  • Postausgang (Papier & Digital)
  • u. v. m.

Bisherige IT-Systemlandschaft

Häufig starten unsere Steuerberater nicht bei 0. Es sind bereits Softwares oder Tools im Einsatz, die einige Workflows abbilden. Unser Digitalisierungsberater beleuchtet diese Softwares und hinterfragt, inwiefern diese Sie auf dem Weg zur digitalen Kanzlei unterstützen.

Entwicklung der Digitalisierungsstrategie

Nach diesem Überblick folgt die Entwicklung der individuellen Digitalisierungsstrategie. Gemeinsam legen Sie und Ihr Digitalisierungsberater fest, welche Prozesse optimiert werden und welche Softwares dazu benötigt werden. Außerdem erstellt Ihr Berater einen zeitlichen Rahmenplan, der Ihnen eine Übersicht der anstehenden Entwicklungsschritte zeigt.

In weiteren Projekten folgt dann die Umsetzung der einzelnen Entwicklungsschritte wie z. B.:

  • Medienbruchfreie Weiterverarbeitung von digitalen Daten
  • Digitaler Versand von Dokumenten und Rechnungen
  • Digitale Anbindung von Mandanten
  • Implementierung neuer Software
  • Schulung der Mitarbeiter
  • Individualisierung von Software
  • Einsatz von Zusatzsoftware

Ihr Weg zum digitalen Unternehmen 

Spätestens die Pandemie hat den Bedarf an Digitalisierung deutlich gemacht: Ihre Mitarbeiter können nicht aus dem Home-Office arbeiten oder papierbasierte Workflows sind einfach zu langsam. Bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe und setzen Sie auf Digitalisierung. Im Digitalisierungscheck mit Condika entdecken Sie Ihren echten Bedarf und entwickeln gemeinsam eine Digitalisierungsstrategie.

Der Digitalisierungcheck mit Condika

Ein erfahrener Digitalisierungberater nimmt Ihre bestehenden Prozesse auf und bewertet diese gemeinsam mit Ihnen. Wo liegen Fehlerquellen, welche Aufgaben empfinden Ihre Mitarbeiter als lästig, welche Prozesse sind zu langsam, was sind häufige Blocker?

Dieser Schritt ist besonders wichtig, weil erst die Aufnahme des Status quo bisherige Schwächen am einfachsten aufdeckt. Der Digitalisierungsbedarf wird dann deutlich klar.

  • Posteingang (Papier & Digital)
  • Erstellung, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten (Workflows)
  • Anbindung von Mandanten
  • Digitale Kommunikation (mit Mandanten & Institutionen)
  • Leistungserstellende Prozesse (wie z.B. Fibu-Lerndatei, Lohn-Vorerfassung)
  • Freigabeprozess
  • Rechtekonzept
  • Einhaltung der DSGVO
  • Einheitliche Arbeitsweise und Dokumentation
  • Rechnungsschreibung und Versand
  • Postausgang (Papier & Digital)
  • u. v. m.

Bisherige IT-Systemlandschaft

Häufig starten unsere Steuerberater nicht bei 0. Es sind bereits Softwares oder Tools im Einsatz, die einige Workflows abbilden. Unser Digitalisierungsberater beleuchtet diese Softwares und hinterfragt, inwiefern diese Sie auf dem Weg zur digitalen Kanzlei unterstützen.

Entwicklung der Digitalisierungsstrategie

Nach diesem Überblick folgt die Entwicklung der individuellen Digitalisierungsstrategie. Gemeinsam legen Sie und Ihr Digitalisierungsberater fest, welche Prozesse optimiert werden und welche Softwares dazu benötigt werden. Außerdem erstellt Ihr Berater einen zeitlichen Rahmenplan, der Ihnen eine Übersicht der anstehenden Entwicklungsschritte zeigt.

In weiteren Projekten folgt dann die Umsetzung der einzelnen Entwicklungsschritte wie z. B.:

  • Medienbruchfreie Weiterverarbeitung von digitalen Daten
  • Digitaler Versand von Dokumenten und Rechnungen
  • Digitale Anbindung von Mandanten
  • Implementierung neuer Software
  • Schulung der Mitarbeiter
  • Individualisierung von Software
  • Einsatz von Zusatzsoftware

Digi-Check für kaufmännische Prozesse in Unternehmen

Als Digitalisierungsberater für Steuerkanzleien und deren Mandanten, sind wir bestens mit allen kaufmännischen Prozesse innerhalb eines Unternehmens vertraut. Mit dieser Expertise können wir Sie Unterstützen das Beste aus Ihrer bestehenden Software herauszuholen, die Prozesse durchgehend schlank und digital zu gestalten sowie eine ideale Anbindung zum Steuerberater herzustellen.

Dazu bieten wir Ihnen unseren Digi-Check an, um eine Ist-Aufnahme Ihrer derzeitigen Situation zu machen. Im Anschluss wird ein Fahrplan erstellt, welche Schritte aus unserer Sicht nötig sind, um die Prozesse zu optimieren. Ggf. wird dabei auch festgestellt, dass die eingesetzte Software nicht optimal für die Anforderungen geeignet ist oder Sie in (Teil-)Bereichen noch gar keine Software nutzen (z.B. digitale Rechnungsfreigabe).

Es geht hier nicht um Ihre Kernprozesse, sondern um alles mit buchhalterischem Charakter, dazu zählt:

  • Erstellung & Überwachung von Ausgangsrechnungen (ggf. SEPA-Einzüge)
  • Verwaltung, Prüfung & Bezahlung von Eingangsrechnungen
  • Überwachung der Kontobewegungen (auch Zahlungsdienstleister)
  • GoBD-konforme Belegarchivierung
  • Umgang mit digitalen Rechnungen
  • Führen von Kassenbüchern
  • Mahnwesen
  • Vorbereitung der Lohnbuchführung
  • Verteilung der Lohnabrechnungen an die Arbeitnehmer
  • Austausch mit dem Steuerberater

Je nach Unternehmen und Anforderungen können noch weitere Bereiche wie z.B. Branchenlösungen oder HR-Software hinzukommen.

In vielen Unternehmen laufen diese kaufmännischen Prozesse (zumindest teilweise) noch händisch ab.

Dazu folgendes Beispiel:

Vor allem der Rechnungseingang ist ein Thema, bei dem viele Verantwortliche davon ausgehen, das Online-Banking bereits der digitale Prozess ist. Das stimmt allerdings nur zum Teil. Heutzutage kann mittels OCR-Texterkennung bereits vollautomatisch ein kompletter Zahlvorschlag generiert werden. Dabei können auch individuelle Zahlungskonditionen je Geschäftspartner berücksichtigt werden. Außerdem werden in diesem Prozess automatisch die Belegbilder mit den Bankbewegungen verknüpft, sodass eine dauerhafte Verbindung in beide Richtungen besteht und alle Vorgänge so auch rückwirkend transparent gestaltet werden können. Dies kann sogar in Kombination mit einer digitalen Rechnungsfreigabe erfolgen und beschleunigt somit diesen Prozess (der mindestens mal 1 x pro Woche ansteht) enorm.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre kaufmännischen Prozesse analysieren und letztlich optimieren.

Sie haben noch Fragen?

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