Ihre Mitarbeiter führen – neben den Aufträgen in EO comfort – aufwendige individuelle Excel-Listen zur Übersicht über die zu erledigenden Lohn- und Finanzbuchhaltungsaufträge sowie Jahresabschlüsse und Steuererklärungen? Vielleicht machen Sie sogar eine Auftragsplanung in Excel?
Schluss damit – Nutzen Sie den Auftrag nicht nur zur Abrechnung, sondern auch als Informationsträger für die Abwicklung, Planung und Überwachung und schaffen Sie unternehmensweite Transparenz.
Digitaler Workflow – Organisation der Tätigkeiten in einer elektronischen To-do-Liste
Schon mit Auftragsanlage kann ein Mitarbeiter digital über einen neu angelegten Auftrag informiert werden. Idealerweise sind die auftragsverantwortlichen Mitarbeiter bereits in den Zuständigkeiten (nach Geschäftsfeldern) hinterlegt und die Standardaufträge so eingerichtet, dass der neu anzulegende Auftrag direkt auf diese Vorbelegung zugreift. Durch diese Zuordnung erhält Ihr Mitarbeiter sofort ab Anlage die Information über einen neuen Auftrag.
Mittels einfacher Filter erhalten Ihre Mitarbeiter eine aktuelle und vollständige Aufstellung der ihnen zugeteilten Aufträge. Für den Urlaubs- oder Krankheitsfall können zudem übersichtliche Vertretungsfilter implementiert werden.
Die Gestaltung der Filter ist variabel und kann entsprechend Ihrer Bedürfnisse angepasst werden. Auch können die für Ihre Mitarbeiter nach unterschiedlichen Einsatzbereichen je Auftragsart (wiederkehrende Aufträge der Lohn- und Finanzbuchhaltung oder jährliche Aufträge wie die Erstellung des Jahresabschlusses oder der Steuererklärung) die relevanten Inhalte wiedergegeben werden.
Auftragsplanung – Alle Termine jederzeit fest im Blick
Durch die Hinterlegung von Plan- sowie Enddaten lassen sich zudem die im System hinterlegten Aufträge schnell und unkompliziert planen, sodass Ihre Mitarbeiter zu keiner Zeit die mit Ihren Mandanten abgestimmten Termine aus den Augen verlieren können. Die Planung kann durch eine zentrale Stelle in Ihrem Unternehmen, aber auch durch die Mitarbeiter selbst erfolgen. Hier ist der Workflow zu definieren und mithilfe der Rechtverwaltung entsprechend zu gestalten.
Bei einer Auftragsplanung durch eine zentrale Stelle erhalten Sie eine aktuelle Übersicht über die geplanten Aufträge.
Weiterhin kann ein Filter „Aufträge ohne Planung“ eine Aufstellung der aktuell noch ungeplanten Aufträge bieten (hier sollten im Idealfall nur die neu in das System eingepflegten Aufträge gelistet sein). Außerdem kann man hier eine Übersicht über noch nicht begonnene Aufträge, die allerdings in den nächsten 30 Tagen fertiggestellt sein müssen, implementieren.
Bei einer Planung nach Enddatum handelt es sich in der Regel um jährliche Aufträge wie Steuererklärungen und Jahresabschluss oder einmalige Beratungsprojekte. Laufende Tätigkeiten wie die Erstellung der Lohn- und Finanzbuchhaltung müssen nicht geplant werden.
Haben Sie Fragen zu der dargestellten Vorgehensweise? Benötigen Sie Unterstützung bei der Zusammenführung der einzelnen Excel-Listen Ihrer Mitarbeiter? Profitieren Sie von unserer Expertise und sprechen uns gerne an!
